Das Schreiben von Zeugnissen bereitet Personalabteilungen häufig Kopfzerbrechen. Sie müssen eine Reihe von arbeitsrechtlichen Vorschriften beachten. Darüber hinaus liegt der Teufel in den Formulierungsdetails, wenn es um die Leistungs- und Führungsbeurteilungen geht. Bei Fehlern oder Ungenauigkeiten drohen Zeugnisberichtigungsverfahren vor dem Arbeitsgericht, die Zeit, Nerven und bei einer Verurteilung des Unternehmens auch Geld kosten.
Was Personalern hilft, sind klare Strukturen beim Aufbau ihrer Zeugnisse und rechtssichere Formulierungen. Dabei ist eine Vorgehensweise nach dem Baukastenprinzip nützlich. Folgendes hat sich bewährt:
Aufbau eines qualifizierten Arbeitszeugnisses
Bei der Formulierung eines Arbeitszeugnisses hat sich ein zweckmäßiger, auch durch verschiedene Gerichtsurteile bestätigter Aufbau entwickelt, der inklusive der Überschrift – z.B. Zeugnis oder Arbeitszeugnis – aus acht Elementen besteht:
- Die Einleitung umfasst die persönlichen Daten des Arbeitnehmers sowie das Anfangs- und ggf. Enddatum des Beschäftigungsverhältnisses.
- Die Unternehmensbeschreibung erläutert die Geschäftstätigkeit des Unternehmens. Sie ist nicht zwingend aber üblich.
- Die Tätigkeitsbeschreibung einschließlich des beruflichen Werdegangs des Arbeitnehmers.
- Die Leistungsbeurteilung durch Leistungskriterien wie Fachwissen, Problemlösungsfähigkeit, Leistungsbereitschaft oder Eigeninitiative. Hinzu kommt die Beurteilung der Führungsleistung bei Führungskräften und eine zusammenfassende Leistungsbeschreibung.
- Die Beurteilung des persönlichen, sozialen Verhaltens einschließlich einer zusammenfassenden Führungsbeurteilung.
- Die Schlussformulierung nennt die Gründe für die Beendigung des Arbeitsverhältnisses und den Initiator der Beendigung. Zudem sind eine Dankes- oder Bedauernsformel und Zukunftswünsche üblich, auch wenn hierauf kein Rechtsanspruch besteht.
- Der formelle Abschluss gibt Ort und Datum der Zeugnisausstellung an. Dem maschinenschriftlichen Namen des Ausstellenden folgt ein Hinweis auf seine Funktion und Rechtsstellung im Unternehmen und darunter schließlich die handschriftliche Unterschrift.
Wer dieses Schema als roten Faden nutzt, muss keineswegs auf individuelle Elemente verzichten. Rechtssichere Textbausteine zu all diesen Zeugniselementen, passend zu den Leistungen und dem Verhalten des Arbeitnehmers, und rund 150 Musterzeugnisse für die verschiedensten Tätigkeiten zum Download bietet das Standardwerk Das Arbeitszeugnis in Recht und Praxis – inkl. Arbeitshilfen online. Sie lassen Spielraum, um individuelle Elemente hinzuzufügen, die dem Unternehmen und insbesondere der fairen Beurteilung des Arbeitnehmers gerecht werden. In die jetzt bei Haufe erschienene 16. Auflage ist die neuste Rechtsprechung eingearbeitet. Außerdem haben die Autoren die Übersicht der Leistungsbeurteilung erweitert.
Huber / MüllerDas Arbeitszeugnis in Recht und Praxis - inkl. Arbeitshilfen online
2016, 272 S., Haufe-Lexware, ISBN 978-3-648-08110-5,
Preis 29,95 € inkl. MwSt.
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